Como trocar de contador sem dor de cabeça

Sinais de que é hora de trocar

• Você não sabe quanto paga de imposto nem por quê.
• O contador só aparece para cobrar documentos ou entregar guias.
• Nunca se falou em Fator R, pró-labore ou planejamento tributário.
• Há multas, parcelamentos ou pendências recorrentes.
• As respostas demoram dias, e você não sabe a quem recorrer.
• A linguagem é só técnica, e você sai das conversas sem entender.
• A empresa cresceu, mas o serviço continuou o mesmo.

Antes de trocar: o que organizar

1. Reúna o contrato de prestação de serviços e confira prazo de aviso e eventuais multas.
2. Quite os honorários em aberto, para evitar atrito na entrega dos documentos.
3. Separe os acessos que são seus: certificado digital, senha da prefeitura, gov.br e e-CAC.
4. Escolha o mês: o ideal é fazer a transição logo após o fechamento de um período, para evitar obrigações pela metade.

O que pedir ao contador anterior

• Contrato social, alterações e comprovantes de inscrições e registros.
• Livros contábeis e fiscais, balancetes e demonstrações já elaboradas.
• Recibos e comprovantes de entrega de obrigações (declarações, guias pagas, DAS, DEFIS, entre outros).
• Folha de pagamento e documentos de pessoal, se houver funcionários.
• Relação de parcelamentos e pendências, se existirem.
• Cópias dos documentos do pró-labore e das distribuições de lucros.

O contador anterior tem o dever de entregar a documentação da empresa e de encerrar suas responsabilidades de forma regular. Se houver resistência, o novo contador orienta os caminhos formais, incluindo notificação e, em último caso, medidas junto ao conselho de contabilidade.

Como a migração acontece

1. Contrato com o novo contador, com escopo, prazos, valores e o que está incluído na rotina.
2. Comunicação formal ao contador anterior, com data de encerramento dos serviços.
3. Autorizações nos sistemas: procuração eletrônica no e-CAC, acesso ao Simples Nacional, à prefeitura e, quando houver empregados, ao eSocial.
4. Recebimento e conferência da documentação e dos arquivos.
5. Diagnóstico da situação: regime, anexo e Fator R, pendências, parcelamentos, declarações em atraso, certidões.
6. Plano de ajustes, com prioridades e prazos, e a definição da rotina mensal.

Cuidados importantes

• Não deixe a empresa sem contador em nenhum momento: obrigações têm prazo.
• Não cancele o contrato antes de combinar a data de entrega dos arquivos.
• Confira se as senhas e acessos continuam sob o seu controle.
• Não aceite que o novo contador comece sem diagnóstico: ele precisa conhecer a situação para assumir a responsabilidade.
• Se houver pendências fiscais, trate-as com transparência. Corrigir a tempo costuma sair mais barato do que descobrir em fiscalização.

O que o psicólogo deve verificar na primeira conversa

• O CNAE está correto (8650-0/03) e o anexo do Simples está de acordo com o Fator R?
• O pró-labore está registrado e sendo pago? Veja Pró-labore e distribuição de lucros.
• As notas fiscais estão sendo emitidas corretamente, sem informação clínica?
• A empresa está regular com o CRP, a prefeitura e a Receita?
• Quem atende em duas modalidades (PF e PJ) tem as duas rotinas organizadas?

Perguntas frequentes

Conteúdo informativo, elaborado pela equipe da Psique Contábil com base na legislação e nas orientações públicas vigentes em outubro de 2026. Regras fiscais e profissionais mudam, e cada caso tem particularidades: confirme a sua situação com um contador antes de decidir.